W przypadku masowej redukcji etatów jednym z obowiązków firmy – nie tyle prawnym, co moralnym – jest przeprowadzenie dotychczasowych pracowników przez ten proces z godnością i empatią. Nie należy zaniedbywać również strony wizerunkowej, bo media na pewno zainteresują się tematem. Pamiętajmy, że komunikacja redukcji etatów to jedno z najtrudniejszych zadań w PR, bo dotyka emocji, bezpieczeństwa i zaufania. Tak naprawdę żaden PR-owiec nie chce tego robić, ale cóż – ktoś musi się tym zająć. Wyjaśniam, na co zwrócić uwagę, komunikując restrukturyzację zatrudnienia.

Liczy się nie tylko to, co powiesz, ale kiedy i komu

Pierwszym błędem, jaki często popełniają firmy, jest zbyt późna lub nieskoordynowana komunikacja. Gdy wieści o planowanej redukcji etatów wyciekają nieoficjalnymi kanałami, pojawiają się plotki, domysły i chaos. Zanim zorganizujesz konferencję prasową czy roześlesz oficjalne komunikaty, musisz mieć pewność, że w pierwszej kolejności informacja dotarła do tych, których dotyczy najbardziej – czyli pracowników. Komunikat wewnętrzny powinien wyprzedzać zewnętrzny o nie więcej, niż dwie godziny, bo w przeciwnym wypadku informacja przecieknie do mediów (szczególnie w przypadku dużych zwolnień grupowych, lub firm cieszących się dużą rozpoznawalnością wśród opinii publicznej). W ten sposób unikniesz konieczności wdrożenia zarządzania kryzysowego.

Z danych Korn Ferry z 2023 roku wynika, że w firmach, w których proces komunikacji zmian organizacyjnych był transparentny, o 35 proc. rzadziej dochodziło do odpływu najważniejszych pracowników w ciągu sześciu miesięcy od zwolnień. Zmniejszało to zatem rotację, a więc jednocześnie koszty pracownicze. Dobrze zaplanowana komunikacja minimalizuje zatem straty wizerunkowe, a jednocześnie chroni wartość organizacyjną firmy – know-how, morale i zaufanie pozostałych zespołów.

Jak mówić o redukcji etatów?

Komunikacja redukcji etatów nie może być zbyt techniczna ani zbyt emocjonalna. Potrzebujesz języka, który wyjaśnia powody zmian, pokazuje ich kontekst strategiczny i – co najważniejsze – nie przerzuca winy na osoby, które tracą pracę. Twoim celem jest stworzenie przekazu, który mówi prawdę, ale nie rani. Nie mów, że „musieliśmy się pozbyć nieefektywnych stanowisk” – powiedz, że „firma zmienia swój model działania i niektóre role przestają być potrzebne w nowej strukturze”. Nie jest to może modelowy przykład, bo nie wolno też nadużywać technicznego języka. Inaczej w efekcie wychodzi niezrozumiały dla większości komunikat, który jest czymś w rodzaju “papki” słownej. Jeśli coś można zakomunikować prościej, a jednocześnie profesjonalnie, to zrób to.

Zadbaj o spójność tonu. Najlepiej, jeśli będzie jednoznaczny, ale empatyczny. Nic nie obiecuj, za wyjątkiem uzgodnionych odpraw, bonusów pożegnalnych itd. Jeśli firma oferuje zwolnionym wsparcie, np. doradztwo zawodowe, rekomendacje, elastyczne terminy odejścia, zakomunikuj to, ale pamiętaj – ton komunikatu nie może sugerować chwalenia się lub wywyższania. Dodatkowe działania nie są sukcesem firmy, a raczej jej moralnym obowiązkiem. Pamiętaj o tym, opracowując ton komunikatu, bo tylko w ten sposób załagodzisz odbiór sytuacji.

Komunikacja zewnętrzna musi być równie przemyślana. W relacjach z mediami i partnerami podkreślaj, że zmiany są częścią szerszej strategii. Jeśli możesz, przedstaw konkretne dane – np. że zmniejszenie zatrudnienia o 12 proc. pozwoli zrównoważyć koszty o 6,4 mln zł rocznie, co umożliwi firmie inwestycje w nowe technologie i miejsca pracy w innych obszarach. Pokazanie logiki biznesowej za decyzją zwiększa zrozumienie w oczach opinii publicznej. Upewnij się jedynie, że zaprezentowane dane faktycznie wskazują na konieczność przeprowadzenia zwolnień, bo nie zawsze z nich to wynika.

Jak zadbać o tych, którzy zostają?

Redukcja zatrudnienia to nie tylko wiadomość dla tych, którzy odchodzą. To także sygnał dla tych, którzy zostają. Jeśli nie zadbasz o ich poczucie bezpieczeństwa i sensu, bardzo szybko stracisz zaangażowanie. Z raportu McKinsey z 2021 roku wynika, że w firmach po restrukturyzacji bez działań komunikacyjnych średni poziom motywacji zespołu spada o 29 proc., a produktywność o 21 proc. w pierwszych sześciu tygodniach po ogłoszeniu zwolnień. Potem wskaźniki powoli się odbudowują, ale to znaczący spadek, którego zakres da się łatwo zmniejszyć za pomocą komunikacji wewnętrznej.

Po przekazaniu komunikatu o restrukturyzacji należy zorganizować spotkania z zespołami, podczas których liderzy odpowiedzą na pytania, rozwieją wątpliwości i zaprezentują plan na przyszłość. Dobrze jest też przygotować przewodnik Q&A, w którym znajdą się odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania – dotyczące przyszłości firmy, ewentualnych kolejnych zmian, bezpieczeństwa zatrudnienia i warunków pracy.

Najlepszym sygnałem, jaki możesz wysłać, jest działanie – nie deklaracje. Jeśli ogłaszasz, że reorganizacja ma związek z cyfryzacją, pokaż, jak i kiedy ruszają projekty w tym zakresie. Jeśli mówisz o budowaniu „nowej kultury”, pokaż konkretne zmiany: nowe narzędzia, modele zarządzania, ścieżki awansu. Dla ludzi liczy się to, co dzieje się po ogłoszeniu – nie tylko samo ogłoszenie.

Jak mierzyć efekty komunikacji?

Po ogłoszeniu redukcji etatów powinieneś mierzyć, jak decyzja wpłynęła na percepcję firmy – zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Wewnątrz warto przeprowadzić anonimową ankietę wśród pracowników, z pytaniami o poczucie bezpieczeństwa, zaufanie do liderów i zrozumienie celu zmian. Jej wyniki są często brutalne, bo pracownicy wykorzystują czas po zwolnieniach grupowych na wylewanie frustracji, ale to dobrze. Często przekazują bowiem konkretne propozycje zmian, które warto rozważyć. Na zewnątrz – śledź wzmianki medialne, sentyment w mediach społecznościowych i reakcje partnerów biznesowych.

Jeśli komunikacja była skuteczna, zobaczysz, że ton wypowiedzi w mediach jest neutralny lub rzeczowy, a nie emocjonalny. Jeśli pojawiają się głosy krytyczne (a te na pewno się pojawią), ale nie ma przekłamań ani fali negatywnego PR-u, to znak, że masz sytuację pod kontrolą. W razie potrzeby bądź gotów do udzielania wyjaśnień i kontynuowania komunikacji – milczenie po ogłoszeniu restrukturyzacji prowadzi do utraty kontroli nad narracją, a tego za wszelką cenę należy unikać!