Nie jesteśmy jedyną agencją PR, która działa w Warszawie i Polsce. Wręcz przeciwnie, jest to bardzo konkurencyjny rynek, a klienci na pewno nie mogą narzekać na brak ofert. Prędzej czy później pojawia się jednak problem – jak ocenić poszczególne oferty i jak wybrać agencję PR-ową do współpracy? Jest kilka uniwersalnych i kilka szczegółowych pytań, które warto zadać na etapie uzgadniania umowy, jeszcze zanim się ją podpisze. Oto kwestie, o które należy się dopytać!

Doświadczenie i specjalizacja agencji

Przed podjęciem współpracy z agencją PR warto poznać jej doświadczenie oraz specjalizację. Zapytaj, jak długo agencja działa na rynku i jakie projekty realizowała w przeszłości. Dowiedz się, czy posiada doświadczenie w branży, w której działa twoja firma, oraz jakie sukcesy odnosiła w podobnych projektach. Jest to o tyle istotne, że każda branża ma swoje specyficzne potrzeby i wyzwania, które wymagają specjalistycznej wiedzy i umiejętności. Dobrze będzie, jeśli agencja ma portfolio, które wyśle do klienta po pierwszym spotkaniu, aby ten mógł się z nim na spokojnie zapoznać, a przynajmniej część jej projektów jest opracowana w formie dostępnych publicznie case study. Niektóre zrealizowane przez nas projekty – nie wszystkie – znajdziesz na naszym blogu, w zakładce case study!

Dlaczego każda firma powinna mieć swój press kit?

Gdy dziennikarze pracują nad jakimś materiałem, zależy im na czasie. Można to lubić albo nie, ale współczesne media działają przede wszystkim szybko. Press kit zawiera najważniejsze informacje, a do tego kontakt do specjalisty ds. PR-u – dzięki niemu znacząco ułatwisz pracę dziennikarzy, a więc zwiększysz szansę na udaną publikację. Dlaczego?

Press kit buduje również zaufanie i profesjonalizm marki w oczach dziennikarzy i odbiorców. Dla mediów jest to sygnał, że firma, która przygotowała taki materiał, jest dobrze zorganizowana i zależy jej na jakości relacji z mediami. Dobrze opracowany zestaw prasowy ułatwia zatem budowanie długofalowych relacji z dziennikarzami, a także stanowi łatwe źródło informacji dla osób zainteresowanych usługami lub produktami firmy oraz jej komunikacją wizerunkową.

Jak przygotować press kit?

Każdy press kit powinien mieć jasno określony cel, który będzie kierował jego zawartością. Zastanów się, co chcesz osiągnąć – czy promujesz nowy produkt, zapowiadasz ważne wydarzenie, czy może chcesz przybliżyć historię i wartości twojej firmy? Jeśli masz konkretny, jasno określony cel, to bez problemu dostosujesz zawartość press kitu do oczekiwań i potrzeb dziennikarzy. Im bardziej spójny i skoncentrowany jest zestaw prasowy, tym większa szansa, że zainteresuje on media i zostanie wykorzystany do przygotowania materiałów prasowych.

Nie wolno również zapomnieć o estetyce i przejrzystości. Materiały zawarte w press kicie powinny być estetyczne i gotowe do publikacji. Dotyczy to przede wszystkim grafik oraz zdjęć – dziennikarzom zależy na dobrej jakości materiałach wizualnych, więc jeśli dostaną do nich łatwy dostęp, dużo chętniej zapewnią publikację w mediach.

To jednak nie koniec, bo press kit musi zostać uporządkowany w sposób logiczny i łatwy do przeglądania. Wersja online powinna być zoptymalizowana pod kątem różnych urządzeń, aby zapewnić łatwy dostęp zarówno z komputerów, jak i urządzeń mobilnych. Poszczególne rodzaje dokumentów (np. pliki PDF, grafiki, filmy) powinny wyświetlać się w sposób responsywny, aby dobrze wyglądały na każdym rodzaju sprzętu. Najlepiej, jeśli dostęp do całości press kitu będzie możliwy bezpośrednio z przeglądarki, bez konieczności pobierania całej paczki, ale nie jest to obowiązkowe wymaganie.

Co powinien zawierać press kit?

Przyjrzyjmy się teraz dokładniej zawartości press kitu. Co powinno się w nim znaleźć? Jakie elementy zestawu prasowego są obowiązkowe, a które z nich są jedynie dodatkiem?

List przewodni

Każdy press kit powinien rozpoczynać się od listu przewodniego, który pełni rolę wprowadzenia i zachęcenia dziennikarza do zapoznania się z całością materiału. List ten powinien być krótki, ale treściwy. Musi zawierać najważniejsze informacje na temat celu press kitu, a przy okazji wyjaśnić, dlaczego warto zainteresować się przedstawioną firmą, produktem lub wydarzeniem. Ton listu powinien być spójny z wizerunkiem marki – zazwyczaj najlepiej sprawdza się profesjonalizm, ale wszystko tak naprawdę zależy od strategii wizerunkowej przyjętej przez firmę. Dobrze, jeśli w treści listu znajdą się elementy storytellingu.

Informacje o firmie

Następnie w press kicie należy zamieścić szczegółowe informacje o firmie, które pozwolą dziennikarzom lepiej zrozumieć jej działalność, misję i wartości. Opis powinien obejmować historię firmy, jej główne osiągnięcia, oferowane produkty lub usługi oraz wizję na przyszłość. Ważne jest, aby tekst był spójny i zrozumiały, a do tego jednocześnie podkreślał unikalność firmy oraz jej wkład w rozwój branży. Celem tych informacji jest podkreślenie, że przedsiębiorstwo jest ekspertem w swojej dziedzinie.

Biografie kluczowych osób

Press kit powinien również zawierać biografie kluczowych osób zarządzających firmą. Krótkie, ale treściwe życiorysy muszą przedstawić ich kwalifikacje, doświadczenie zawodowe oraz najważniejsze osiągnięcia. Opisy te pomagają dziennikarzom zrozumieć, kto stoi za sukcesem firmy i dlaczego warto zwrócić na nią uwagę. Takie biografie wykorzystuje się głównie pod katem tworzenia artykułów oraz zapraszania na wywiady, są wygodnym źródłem informacji dla dziennikarzy, a do tego budują wiarygodność firmy i jej ekspercką pozycję.

Materiały prasowe

Press kit powinien zawierać aktualne materiały prasowe, czyli najnowsze informacje o produktach, usługach, wydarzeniach oraz innych istotnych zagadnieniach dotyczących firmy. Ważne jest, aby materiały te były aktualne i rzetelne, gdyż to właśnie na ich podstawie dziennikarze będą przygotowywać swoje publikacje. Należy je regularnie aktualizować i usuwać te teksty, które są przestarzałe lub zbędne (np. informacje o wydarzeniach, które się już odbyły).

Zdjęcia i grafiki

Wysokiej jakości zdjęcia i grafiki są nieodzownym elementem każdego press kitu. Powinny one przedstawiać produkty, logotypy firmy oraz, w miarę możliwości, zdjęcia przedstawicieli zarządu. Fotografie muszą bezwzględnie być profesjonalne i atrakcyjne, aby przyciągały uwagę i były łatwe do wykorzystania w publikacjach. Dziennikarze często poszukują gotowych materiałów wizualnych, które mogą wzbogacić ich artykuły, dlatego ważne jest, aby zdjęcia były dostępne w wysokiej rozdzielczości i miały ustawione już gotowe opisy (czyli tzw. alt tagi), które zwiększą ich widoczność w wyszukiwarkach internetowych.

Multimedia

Press kit powinien zawierać linki do filmów, prezentacji czy innych materiałów multimedialnych, które mogą być wykorzystane przez dziennikarzy. Filmy mogą przedstawiać produkty w akcji, zawierać wywiady z najważniejszymi osobami w firmie lub pokazywać ważne wydarzenia. Prezentacje z kolei są świetnym narzędziem do wizualnego przedstawienia danych, wyników finansowych oraz planów na przyszłość. Rolą multimediów jest uatrakcyjnienie press kitu, ale nie należy z nimi przesadzać – to tylko dodatek, a nie główna zawartość zestawu prasowego.

Informacje kontaktowe

Na końcu press kitu powinny znaleźć się dokładne informacje kontaktowe osoby odpowiedzialnej za relacje z mediami. Dane te obejmują imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Dziennikarze muszą wiedzieć, do kogo mogą się zwrócić w przypadku dodatkowych pytań lub potrzeby uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Tak właściwie jest to najważniejsza część press kitu, bo podczas pracy nad artykułem lub reportażem bardzo często pojawiają się dodatkowe pytania – a szybki kontakt ze specjalistą ds. PR-u zwiększa szansę na to, że publikacja faktycznie się ukaże.

Potrzebujesz pomocy z przygotowaniem press kitu lub z budowaniem wizerunku? Wspieramy naszych klientów, dostarczamy nowoczesne i kompleksowe usługi PR-owe (i nie tylko!) – wypełnij brief poniżej i sprawdź, jak możemy Ci pomóc!