Notatki prasowe umożliwiają przekazywanie istotnych informacji do mediów w zwięzły i atrakcyjny sposób. Jednak aby odniosły swój założony skutek, muszą być ciekawe, atrakcyjne i napisane zgodnie z oczekiwaniami dziennikarzy. Wyjaśniam, jak napisać skuteczną notatkę prasową!

Czym są i co zawierają notatki prasowe?

Notatki prasowe to komunikaty przygotowywane przez organizacje, których najważniejszym celem jest przekazanie informacji do mediów. Dotyczą tematów tak różnych, że aż trudno jest je wszystkie wypisać. Firmy najczęściej komunikują mediom premierę nowych produktów, ważne sukcesy firmy, zmiany w strukturze organizacyjnej, publikację raportów czy współtworzone inicjatywy społeczne. Głównym celem notatki prasowej jest zainteresowanie mediów i skłonienie ich do publikacji informacji, a więc zwiększenie widoczności firmy wśród jej klientów i interesariuszy.

Każda notatka prasowa powinna zostać przygotowana zgodnie z uniwersalnie obowiązującym wzorem. Poza tytułem, który musi od razu przyciągnąć uwagę (dziennikarze dostają dziesiątki notatek dziennie, większości z nich nawet nie czytają – trzeba się wyróżnić na tle reszty) i jako określić temat notatki, w jej treści muszą znaleźć się:

• lead, czyli krótki akapit, który streszcza najważniejsze informacje,
• właściwa treść, która rozwija temat i dostarczają szczegółowych danych – dobrze, jeśli jest podzielona na akapity oraz nagłówki,
• dane kontaktowe do specjalisty ds. PR-u, które umożliwiają dziennikarzom uzyskanie dodatkowych informacji.

Notatka prasowa powinna być zwięzła, konkretna i napisana w sposób profesjonalny. Długie komunikaty zniechęcają do czytania, a zainteresowany dziennikarz i tak albo odezwie się do specjalisty ds. PR-u po dodatkowe informacje, albo sam znajdzie je w internecie i napisze artykuł.

Jak napisać dobrą notatkę prasową? Praktyczne porady

Tytuł jest najważniejszą częścią notatki prasowej. Musi być krótki, ale jednocześnie powinien precyzyjnie oddawać istotę przekazywanej informacji. Co więcej, ma być intrygujący, musi zachęcić do przeczytania całości. Nie powinno w nim być nadmiernie technicznych sformułowań, zamiast nich warto postawić na jasny, prosty i klarowny język.

Lead, czyli pierwszy akapit, powinien zawierać najważniejsze informacje. Niech odpowiada na pytania: jak, kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Też powinien być jasny i zrozumiały, a do tego krótki. Musi zawierać główne przesłanie notatki, warto go również wzbogacić o najciekawszą informację, np. konkretną statystykę.

Treść główna notatki prasowej ma rozwinąć temat i dostarczyć dokładniejszych informacji. Powinna zawierać kilka szczegółów, ale nie należy wstawiać ich za dużo. Ważne jest, aby pisać konkretnie i na temat, unikać zbędnych ozdobników i skupić się na faktach, bo dziennikarze dysponują ograniczonym czasem i nie zamierzają skupiać się na subtelnościach. Wszystkie istotne informacje powinny być przedstawione w przejrzystej, logicznej kolejności.

Na końcu notatki prasowej należy umieścić dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za komunikację z mediami. Powinny one zawierać imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Umożliwi to dziennikarzom szybkie nawiązanie kontaktu i uzyskanie dodatkowych informacji, jeśli okażą się one potrzebne.

Czy warto wysyłać notatki prasowe?

Wysyłanie notatek prasowych jest zdecydowanie wartością dodaną dla każdej strategii komunikacyjnej. Dzięki nim organizacja może dotrzeć do szerokiego grona odbiorców za pośrednictwem mediów, co pozwala na zwiększenie widoczności firmy oraz budowanie jej pozytywnego wizerunku. Notatki prasowe stanowią również skuteczne narzędzie do informowania o ważnych wydarzeniach, sukcesach czy nowościach, co z kolei wpływa na zainteresowanie klientów oraz innych interrsariuszy.

Skuteczność notatek prasowych zależy jednak od ich jakości oraz sposobu dystrybucji. Należy bezwzględnie zadbać o to, aby notatki były profesjonalnie napisane, zwięzłe i treściwe. Co więcej, trzeba je wysyłać odpowiednich mediów, które są rzeczywiście zainteresowane tematyką związaną z działalnością organizacji. Personalizacja przekazu i uwzględnienie specyfiki danego medium zwiększa szanse na publikację notatki lub artykułu napisanego na jej podstawie. Dlatego uważam, że warto wysyłać notatki prasowe, bo często przynosi to świetne efekty – ale tylko, jeśli robimy to z głową!